Welkom

Deze website is bedoelt als ondersteuning voor alle gebruikers van de ES kassa programma's

Ontvangst kassa software


1.
Installeer de kassa software demo

2. Voer de update uit, let op! mocht u de demo al hebben ingericht dan is het verstandig eerst een back-up te maken van de demo door deze te kopiëren en elders op uw computer veilig weg te zetten. Standaard staat de demo    geïnstalleerd op de C: schijf van u computer.

3. Na de installatie van de demo en de update is het programma compleet en dient nu nog ingericht te worden.

Opstarten en inrichten

Hieronder de meest ideale volgorde om het ES programma in te richten, begin als volgt:

1. ga naar instellingen - artikelgroepen

Bedenk welke artikelgroepen u wilt gaan gebruiken (de voorbeeld artikelgroepen kunnen alleen verwijderd worden als er geen ''artikel'' meer aan de artikelgroep gekoppeld is)
artikelgroepen hebben de volgende voordelen:
* Makkelijk zoeken in de artikellijst
* Omzet per artikelgroep
* Prijs verhogingen van een specifieke artikelgroep

4. Ga naar instellingen - klantgroepen

(maakt u geen gebruik van het klanten beheer ga door naar stap 6)

Bedenk welke klantgroepen u wilt gaan gebruiken, wilt u meer dan één klantgroep aan een klant koppelen ga dan naar instellingen - constanten2 - tab 'klanten'.
klantgroepen hebben de volgende voor delen:

* specifiek per groep welke klanten u een brief / email of sms wilt sturen

5. Ga naar klanten (de knop klanten in het basis scherm)

Kies hier toevoegen om een nieuwe klant aan te maken. Het kan voorkomen dat de voorbeeld klant niet verwijderd kan worden wijzig deze klant dan in uw eigen klant of zet deze op ''oud'' door dit aan te vinken in de  klantgegevens.

* Klanten importeren? (instellingen - constanten1 - tab 'speciaal')

6. Lay-out formulieren zoals factuur, bon, offerte, order instellingen

Ga naar instellingen en maak een keuze uit factuur instellingen (bon/order/offerte/reparatie)

(Let op wanneer u gebruikmaakt van facturen dan hoeft u alleen deze in te stellen, bij de instellingen van bon/offerte/order is een knop "alles overnemen van de factuur" u hoeft daarna alleen nog een paar kleine aanpassingen te doen)

7. E-mail instellen (facturen digitaal versturen & omzet)

Ga naar instellingen / constanten 1 / tab email/sms.
Vul de juiste SMTP in van u internet provider of klik hier om te kijken welke internet provider u gebruikt http://watismijnip.nl/ (zie provider), stel u heeft internet van ziggo dan zou er bij smtp moeten staan "smtp.ziggo.nl'" Vul uw email adres in, let op bij email ''van'' dient het email adres tussen < > te staan. De standaard poort is 25.

Hardware aansluiten

Hieronder uitleg over het aansluiten van randapparatuur

Aansluiten Bon printer:

 

Klantendisplay koppelen:

  • Ga naar instellingen - constanten 1 - tab 'algemeen 4'.
  • Geef hier aan welke COM poort u gebruikt voor de klantendisplay.
  • Een klantendisplay met USB aansluiting? zorg dat er een virtuele com poort is aangemaakt.

Label printer koppelen:

Ga naar instellingen - constanten 1 - tab 'afdrukken 2'.

Geef hier aan welke label printer u gebruikt.

Verder kunt u de geprinte tekst optimaliseren door met 'breed' 'hoog' en de X & Y posities deze waardes te veranderen.

Of maak gebruik van de vrije velden:

Barcode Scanner koppelen:

Om met een barcode scanner te werken hoeft u in het programma niets aan te geven, wanneer de scanner correct geïnstalleerd is zal deze direct al werken binnen het programma.
(test de scanner door het kladblok van Windows te openen en vervolgens een barcode te scannen, wanneer u cijfers ziet verschijnen is de scanner bruikbaar)

Houd u er rekening mee dat u ervoor zorgt dat de scanner zo ingesteld is dat deze automatisch een ENTER geeft wanneer er iets wordt gescand, mocht de scanner niet automatisch een ENTER geven dan vertraagd het snel kunnen afreken omdat u dan zelf nog een ENTER toets zal moeten geven op het toetsenbord voordat de factuur/bon regel wordt toegevoegd bij het afrekenen.

Touchscreen

Om met een touchscreen te werken hoeft u in het programma niets aan te geven, wanneer de touchscreen correct geïnstalleerd is zal deze direct al werken binnen het programma.

Wel is het verstandig 'afrekensnelknoppen' aan te maken om zodoende met de touch screen af te kunnen rekenen in het kassa scherm.


FAQ (meest gestelde vragen)

Algemeen:

Werken met spaarpunten, spaarpunten kunnen op 3 verschillende manieren worden toegekend:

* Klant besteding
* Bij elk verkocht artikel
* Per artikelgroep

De waarde van een spaarpunt wordt bepaald in het artikel ‘spaar’ deze vind u terug in de artikellijst onder “speciaal”.

Spaarpunten bij een bepaald verkocht artikel, geef in het artikel aan hoeveel spaarpunten u wilt toekennen tijdens afrekenen van dit artikel.

Spaarpunten toekennen aan de hand van besteding, kunt u aangeven per artikelgroep.
Voorbeeld: voor elke 10,- besteding 1 spaarpunt toekennen.

Extra opties met betrekking tot spaarpunten vind u hier:
Instellingen / constanten 2 / tab klanten.
Wilt u graag dat u tijdens het afrekenen kunt zien hoeveel spaarpunten de klant heeft? Vul dan bij ”tekst op het afrekenscherm” onderstaand in:

Met een wachtwoord werken is mogelijk, ga naar instellingen / constanten 1 / tab algemeen 2.
Wanneer ‘met een wachtwoord werken’ op JA staat zal er bij het opstarten van het programma gevraagd worden naar een wachtwoord, medewerkers zonder kennis van het wachtwoord kunnen op annuleren klikken of de ENTER toets zij komen in een beperkte omgeving.

 

Het programma komt standaard tijdens het afsluiten met een venster waarin gevraagd wordt of u een back-up wilt maken. U kunt akkoord aanvinken, op dat moment wordt er gezocht naar een USB stick of externe schijf om de back-up op te slaan.

Heeft u liever een back-up naar de cloud of een andere locatie bijvoorbeeld een server? Ga dan naar instellingen / constanten 2 / tab gegevens veiligstellen back-up. Vul hier een standaard back-up locatie in, tijdens het afsluiten wordt de back-up naar de opgegeven locatie gestuurd.

Er zijn hiervoor twee mogelijkheden, mede afhankelijk welke soort back-up u heeft namelijk ”compleet” of alleen ”’data”.

Bij een back-up van het hele programma (compleet) kunt u het back-up bestand uitpakken en de map plaatsen op uw C:schijf, u dient alleen nog even via de map naar het opstart bestand te gaan espos.exe.

Bij een back-up met alleen de data dient u de update opnieuw te installeren, vervolgens gaat u naar het back-up bestand toe en kopieert alle bestanden, ga nu terug naar de installatie op de c:schijf en vervang alle bestanden onder de map data voor de bestanden uit de back-up. U kunt het programma nu starten door naar het opstart bestand espos.exe te gaan.

Ga naar instellingen / constanten 1 / tab “btw”. U kunt hier aangeven btw bedragen incl of excl.

Als er een product retour geboekt moet worden kunt u naar de kassa gaan (F12) het retour product aanslaan met als aantal – … (min), vervolgens klikt u op contant (als u het retour bedrag contant teruggeeft). Voorraden en omzet worden op deze manier correct terug geboekt.

Ja dat kan vanaf versie 4.11 (programma’s versie staan links bovenin het programma).

Ga naar de knop omzet en zie daar de knop ”omzet mailen” kies eerst een periode waarvan u de omzet gemaild wilt hebben bijvoorbeeld kwartaal, klik vervolgens op omzet mailen en vul een email adres in.

Het is wel van belang dat de mail functie in het programma al werkt en goed ingesteld staat (instellingen / constanten 1 / tab email/sms)

Tevens dient er Excel aanwezig te zijn op uw systeem aangezien er ook een omzet export wordt meegeleverd. Heeft u geen Excel geïnstalleerd dan kunt u er ook voor kiezen het gratis open office pakket te installeren https://www.openoffice.org/nl/
u dient nog wel in het programma aan te geven dat u gebruikt maakt van open office (instellingen / constanten 2, vink aan open office)

Het is ook mogelijk standaard de dagomzet te mailen, deze vraag verschijnt dan te samen met de vraag “wilt u een back-up maken” tijdens het afsluiten (instellingen / constanten 2 / dag omzet mailen)

 

Een logo toevoegen is mogelijk voor factuur (a4) dit kunt u instellen via instellingen / factuur instellingen / tab kop.
U dient het logo bestand toegevoegd te hebben aan de map ”data” (de map data staat in de hoofdmap van het programma op de C schijf)

Een logo op een contant bon toevoegen kan ook maar dient ingesteld te worden in de bonnen printer. Ga in Windows naar apparaten en printers, rechtermuisknop op de bonnen printer, kies eigenschappen, kies voorkeur instellingen (vanaf dit moment is het afhankelijk van het type printer waar het logo ingesteld kan worden)

Jazeker dat kan, ga naar “dagtotalen” kies toevoegen om een beginstand van de kassa in te voeren.

De omzet kan verwijderd worden door te gaan naar:
Instellingen / constanten 1 / tab ”speciaal” zie hier de knop ”verwijder alle bonnen en facturen” Let op alle bonnen en facturen worden verwijderd!

Door bovenstaande knop toe te passen wordt alle omzet geheel verwijderd. Het gaat alleen om de omzet, de rest van de gegevens blijven behouden (klanten / artikelen / etc)
Een enkele bon verwijderen is niet mogelijk.

Ja dat kan. Ga naar bonnen F11, selecteer de bon die u wilt aanpassen klik vervolgens op de knop wijzigen bon.
(voor deze actie dient het kassa venster gesloten te zijn anders werkt de knop niet!)

U kunt de bon nu aanpassen in het kassavenster.

Er zijn meerdere mogelijkheden om de voorraad bij te werken.

  1. De voorraad aanvullen / bijwerken kan via instellingen -> Artikelvoorraad bijwerken. Via deze instelling wordt er ook een ”log bestand” bijgehouden.

  2. Ga naar artikelen (knop bovenin het scherm) en dubbelklik op het artikel die u wilt aanpassen, pas de voorraad aan.

 

Bij de shop in shop versie wordt er gewerkt met artikelgroepen die gebruikt worden voor één specifieke huurder. Elke huurder heeft zijn eigen artikelgroep.
Vervolgens kunnen er verschillende artikels aan die artikelgroep gekoppeld worden.

Mocht u een omzet overzicht willen van alleen één specifieke artikelgroep dan kunt u opvragen via “omzet” / Exporteren facturen en bonregels.

Klik op wijzigen of maak een nieuwe export aan door toevoegen te kiezen. Geef aan welke artikelgroep u wilt exporteren gevolgd door OK.
(Zie ook de knop ”standaard” zodat alle standaard kolommen ge-exporteert worden, voor specifieke kolommen kies tabblad velden)

Kies nu exporteren, maak een keuze uit Excel of de gratis versie openoffice (let op open office dient wel aangevinkt te zijn bij instellingen / constanten 2) en klik op OK.

Om uw voorraden te tellen en te vergelijken kan het handig zijn een export te maken uit het programma.
Ga naar artikelen, kies exporteren kies voor excel of openoffice (gebruikt u open office dan dient dit ook aangevinkt te zijn in het programma, instellingen / constanten 2)

De waarde van uw voorraad kan gemakkelijk opgevraagd worden via “afdrukken actuele voorraad”.
Let op er dient dan wel een inkoopprijs te zijn opgegeven in het artikel en tevens dient de voorraad ingevuld te zijn!

Onze software draait op alle Windowssystemen behalve smartphones. Dus een Windows kassasysteem, desktop, laptop, tablet & server is mogelijk.
Waar u wel even op moet letten is de beeldresolutie van het systeem deze moet minimaal 1024×600 aankunnen. Tevens is het belangrijk dat bonprinters een USB aansluiting hebben.

 

Per email een update ontvangen? U kunt deze installeren door dubbel te klikken op de link die in de mail vermeld staat.
Zie ook de uitleg video die in de mail vermeld staat.

Mocht er sprake zijn van een btw verhoging dan is dit gemakkelijk aan te passen via instellingen / constanten 1 / tab ”btw”, kies toevoegen en geef een begin en eventueel einddatum op.

Het komt geregeld voor dat na een Windows update printers niet meer werken. Dit kan in de meeste gevallen de volgende twee oorzaken hebben:

* Er is geen standaard printer meer geselecteerd. Ga in Windows naar het configuratiescherm/apparaten en printers. Klik met de rechtermuisknop op een printer en kies standaard. In Windows 10 is het overigens niet nodig om een standaard printer te hebben geselecteerd dit gaat namelijk automatisch.

* De poort van de printer is opeens gewijzigd zet deze terug naar de juiste poort (USB). Ga in Windows naar het configuratiescherm/apparaten en printers. Klik met de rechtermuisknop op de bon printer en kies eigenschappen, klik op het tabblad poorten en kies hier de juiste USB poort.

Ga naar de kassa (F10) zie daar twee checkboxen, door deze aan te vinken kunt u ”groep knoppen” toevoegen en ”snel knoppen”. Aan een snelknop kunt u een artikel koppelen.
Een snelknop is een knop die een artikel oproept uit de artikellijst (Snelkoppeling naar artikel). In het artikel wordt de omschrijving, prijs etc bepaald.

Prijs wijzigingen kunnen op twee manieren worden aangepast:
(Let op, maak altijd eerst een back-up alvorens u grote wijzigen doorvoert!)

  • Per artikel in de artikel lijst
  • Per artikelgroep (instellingen / constanten 1 / tab speciaal, wijzigen prijzen artikelen)
  • Per leverancier  (instellingen / constanten 1 / tab speciaal, wijzigen prijzen artikelen)

Klanten exporteren uit het programma kan via klanten (F2) kies de knop export. Kies voor excel of open office (het gratis kantoorpakket)

Klanten importeren kan via instellingen / constanten 1 / tab speciaal. Let op!! Wanneer u klanten importeert wordt het huidige klanten bestand overschreven!!
(Bij een artikel import wordt er niet overschreven)

Ja dat kan ga naar instellingen / constanten 1 / tab speciaal, kies artikelen importeren, kies toevoegen en vul alle benodigde velden in of kies onderaan in het venster ”standaard import” als het om een excel gaat die eerder uit het programma is geexporteert, kies alleen nog het juiste opgeslagen excel bestand.

Werken in een lokaal netwerk is mogelijk, hiervoor dient de map waar het kassa programma instaat (Bij een standaard installatie staat de map op de C schijf) gedeeld te zijn. Op de andere werkstations kan een snelkoppeling aangemaakt worden die verwijst naar de ”hoofdcomputer” het netwerk dient dan wel bedraad te zijn.
Mocht het netwerk niet snel genoeg zijn of u wilt draadloos werken in een netwerk dan zouden wij een ip server voor u kunnen installeren de kosten hiervoor zijn 35,-.

Ja u kunt met een wachtwoord werken. Er kan 1 wachtwoord ingesteld worden en er kunnen bepaalde rechten worden aangegeven (instellingen / constanten 1 / tab algemeen 2).
Zodra het wachtwoord is in gesteld word er in het vervolg tijdens het opstarten van de software gevraagd om een wachtwoord, is er geen kennis van het wachtwoord dan kan er geklikt worden op annuleren of de enter toets en komt u in een beperkte omgeving.   Wordt er ingelogd met een juist wachtwoord dan zijn er geen beperkingen.

(Alles wat aangevinkt wordt in de ”wijzigen rechten” mag WEL in de beperkte omgeving)

 

De pinautomaat kan gekoppeld worden als dit een automaat betreft van CCV namelijk de VX520 + VX820 (smart) of een ouder model de VX570 + VX810.
De code om de pinkoppeling te gebruiken in het kassa programma kunt u bij ons aanvragen, de pinkoppeling kost eenmalig €69,95.

Espos:

De tafel indeling kan aangepast worden via instellingen / indeling tafel (afhankelijk van de naam van de button)

Maak eventueel ook gebruik van de volgende tags zodat dit op de button / tafel wordt getoond:

[aanhef] – geeft naam van de klant weer
[bedrag] – geeft bedrag weer
[geholpendoor] geeft naam van de medewerker weer

Ja dat kan, ga naar instellingen / constanten 1 / tab artikelen, vink aan ”met marge artikelen werken”.
U dient u marge artikelen netjes op te voeren in de voorraad, ga naar artikelen voeg hier het marge artikel toe.
Kies BTW 0, Marge artikel ”hoog” en vergeet niet een inkoop en verkoop prijs in te geven.

Mocht u nog geen artikelgroep hebben aangemaakt voor uw marge product ga da naar instellingen / artikelgroepen en voeg hier de nieuwe groep toe. Als extra kunt u aangeven
”als de voorraad van 1 naar 0 gaat dan artikel op oud” dit is een optie om vervuiling van het artikelbestand tegen te gaan ingeval u altijd 1 uniek marge product verkoopt.

Esgarage:

Ga naar het klanten overzicht (F2) zie ”auto toevoegen” (afhankelijk met welke voertuigen u werkt)

Essalon:

Er zijn verschillende klantenkaarten beschikbaar in het programma (instellingen / constanten 1 / tab salon)
Standaard staan er een aantal klantenkaarten aan zie F2 klanten overzicht:

Zelf een klantenkaart aanmaken? Dit kan via instellingen / constanten 2 / tab klanten, vink aan algemene opmerkingskaart gebruiken.
Via instellingen kunt u de kaart aanmaken (instellingen / klantenkaart (afhankelijk welke naam u de kaart heeft gegeven)

Jazeker dat kan, zie onderstaande video. Klik op de video om te starten.

Dat is mogelijk wanneer u werkt met de Essalon “cloud”  agenda, tevens krijgt u hier dan een agenda app bij.
(De kosten voor de cloud agenda + app zijn slechts 4,95 per maand. Voor 2,- extra kunt u ook uitbreiden naar online afspraken)

Ja dat kan wanneer u met de Essalon online afspraken zou werken. Uw klanten kunnen dan online via uw website of bijvoorbeeld facebook een afspraak inplannen.
U kunt de agenda zo instellen dat u zelf de regie houd over de boekingen!
(De kosten voor onbeperkt online afspraken + agenda app zijn slechts 6,95 per maand)

Drivers & software

Star TSP printer driver   

 

Senor GTP180 printer driver   

 

MetapaceT3 printer driver   

 

Dymo450 Labelprinter driver   

 

Openoffice  (o.a. Excel / Word)

 

Teamviewer  (Quick support)

Neem contact op

Wij zijn per e-mail en telefonisch bereikbaar

Ons adres

Machlaan 5, 9761TK, Eelde, Groningen

Contact met de helpdesk?

Telefoon
+31 085 210 1809
Ma - Fr, 9:00-17:00

E-mail
helpdesk@espos.nl

Neem contact op